Vi bruker cookies

Vi bruker nødvendige cookies for at siden skal fungere. Godtar du alle, kan vi bruke anonymisert statistikk til å forbedre nettsiden. Uansett valg deler vi aldri dine data med andre.

Mer om informasjonskapsler på idebanken.no

Hopp til hovedinnhold
Idébanken
Guide

Hvordan tar du en bekymringssamtale med en ansatt?

Følg opp når du merker noe er galt

Inviter til en samtale dersom din ansatt over tid

  • endrer adferd 
  • har mye fravær 
  • ikke gjør jobben sin 
  • viser tegn til å mistrives 
  • eller er i konflikt 

Ta samtalen tidlig. Da kan du forstå situasjonen, og finne ut hva din ansatt har behov for. Det kan forebygge at problemer vokser seg større.

Mange gruer seg for en slik samtale. Vi kan være redde for å misforstå eller ta feil. Men det er aldri feil å vise omsorg og sette ord på en bekymring.

Innhold

1Forberede samtalen

Du må forberede deg godt til en bekymringssamtale. Sørg for at du er trygg på grunnlaget for samtalen.

Skriv ned det som vekker din bekymring

Det bør være hendelser du selv har sett eller lagt merke til. Beskriv observasjonene så nøytralt og spesifikt som mulig.

  • Kom for sent mandag, onsdag og torsdag denne uken 

  • Har ikke levert til avtalte frister siste tre uker 

  • Har hatt fravær tre ganger den siste måneden. 

  • Har trukket seg unna, ikke spist lunsj med andre eller deltatt sosialt de siste ukene 

Vi har utformet en mal som hjelper deg med å

  • beskrive det du har sett
  • finne spørsmål til samtalen
  • tenke over hensikten med samtalen

Dette kan gjøre deg tryggere på grunnlaget for samtalen. Dokumentet er til ditt eget bruk, og må ikke deles med andre.

Har du fått bekymringer fra andre, bør du gjøre dine egne vurderinger ved å følge opp den ansatte tettere i en periode. 

  • Mal for forberedelse til bekymringssamtale.docx

    22kb

    Last ned

Inviter den ansatte til samtale

Tenk igjennom hva bekymringen gjelder, og hvilken relasjon dere har. Vurder deretter hvordan du synes det er mest hensiktsmessig å invitere din ansatt til samtale.

  • legg samtalen til en dag midt i uka, gjerne midt på dagen. Unngå fredager, eller siste dag før ferie eller fridager. 

  • velg et sted på arbeidsplassen der dere kan sitte uforstyrret. 

  • sørg for at dere begge har nok tid 

  • forklar hensikten med samtalen. At du gjør det for å forstå og hjelpe.

Velger du å invitere skriftlig bør du være bevisst på hva du skriver i invitasjonen. Mangelfulle eller upresise formuleringer kan lett skape uro.

Det bør også gå kort tid fra du sender invitasjonen til samtalen finner sted. Vær åpen for at din ansatt kan ta kontakt før samtalen. 

Om du inviterer til samtalen litt mer spontant kan det likevel være greit å gi din ansatt et lite forvarsel for eksempel tidlig på dagen: 

«Hei! Har du litt tid til en prat i dag? Jeg lurer på hvordan det går med deg for tiden, og vil gjerne ta en prat. Jeg ser du er ledig etter lunsj, kan det passe?» 

2Gjennomføre samtalen

  • Legg til side antagelsene du har om din ansatt. Lytt til hva hen selv forteller. 

  • Ikke forvent at din ansatt vil innrømme eller bekrefte noe i den første samtalen. Målet er å starte en dialog.  

  • Husk at motstand, protester, sinne, stillhet eller gråt er normale reaksjoner på en vanskelig situasjon. Da har samtalen satt i gang tanker og følelser. Det trenger ikke bety at samtalen har vært mislykket.  

  • Gjør deg godt kjent med fremgangsmåten for samtalen, og bli trygg på det som er bekymringene du har for din ansatt.

Innledning

  • Fortell først hvorfor du ønsker denne samtalen

  • Fortell hva du selv har sett, erfart eller opplevd i jeg-form. Vær imøtekommende og vennlig. 

  • Til slutt inviterer du den ansatte til å reflektere over situasjonen. 

«Så bra vi fikk til en prat. Jeg vil ha denne samtalen fordi jeg lurer på hvordan det går med deg, og fordi jeg har et ansvar og en plikt til å følge deg opp. Og jeg har et ansvar for arbeidsplassen og arbeidsmiljøet her hos oss.» 

«Jeg opplever at du har endret adferd de siste ukene, du virket uforberedt da du ...»

«Hva tenker du om det?» Hva er din opplevelse av dette?»

Samtalen

  • Gi din ansatt god tid til å tenke, reflektere og svare. Tål at det kan bli stille, og vent på svar.

  • Hold igjen dine egne følelser og meninger. Lytt til hva din ansatt sier.

  • Still åpne spørsmål som kan få din ansatt til å beskrive situasjonen med egne ord. 

    «hva tenker du om …?» 
    «på hvilken måte …?» 
    «hvordan» eller «hva» 
    «fortell litt om ...» 
    «fortell mer om det» 

Forbered deg på hvordan du kan håndtere reaksjoner fra din ansatt:

Refleksjon skjer gjennom stillhet. Om du formidler din bekymring, og din ansatt blir stille, kan det handle om behov for å bearbeide. Denne stillheten er viktig. 

Sitt avslappet, vendt mot din ansatt. Slik viser du at du er oppmerksom og har god tid. 

Vanligvis vil din ansatt selv ta ordet når hen er klar. Eller du kan invitere forsiktig ved å spørre:

«Hva tenker du nå?»

eller

«Hva skjer hos deg akkurat nå?»

Det er menneskelig å reagere når du blir konfrontert med noe som er ubehagelig. 

Ta imot budskapet. Lytt til hva din ansatt har å si uten å avbryte. Vis med kroppsspråk at du er interessert, trekk pusten og hold deg rolig. Ikke gå i forsvar. 

Når noen er sinte, trenger de aller mest å vite at de blir hørt. De vil normalt roe seg ned når de opplever å bli lyttet til og at følelsene blir akseptert. Husk, du kan validere følelsen uten å være enig i saken.  

Sett ord på det du opplever, for eksempel:

«Jeg hører du hever stemmen, jeg skjønner at du reagerer». 

Oppsummer det som ble sagt og be om bekreftelse, for eksempel:

«Jeg hører du sier at (…), stemmer det?»

Vær til stede, og vent. Vis at du er oppmerksom og har god tid. 

Sett ord på det du opplever, for eksempel:

«Nå forstår jeg at du ble lei deg». 

Tilby papir, og eventuelt et glass vann. La den ansatte få tid til å regulere følelsene. Du trenger ofte ikke si noe. Vanligvis vil din ansatt selv ta ordet når hen er klar.

Opplever du at samtalen stopper helt opp, enten fordi temperaturen blir for høy eller at du ikke kommer noen vei, så avslutt og avtal en ny samtale om noen dager. For eksempel: 

«Jeg forstår om dette kjennes vanskelig. Jeg ønsker å snakke om det på en god måte. Vi tar opp tråden (tid/sted)» 

  • Hvis din ansatt virker klar for å snakke om løsninger, kan dere snakke om hva dere kan gjøre med situasjonen videre. 

  • Om samtalen stopper helt opp, bør du avslutte. Men vær tydelig på at det blir en ny samtale. for eksempel:

    «Dette finner vi en løsning på. Tenk over det, så møtes vi igjen (…)»

Oppsummering

Gjør en utsjekk og en oppsummering sammen: 

  • Hvordan vil du oppsummere denne samtalen? 

  • Hva er vi enige om? For eksempel oppfølgingssamtale, tilpasninger eller andre tiltak? 

Avtal alltid nytt tidspunkt for samtale.

3Følge opp samtalen

Skriv en kort oppsummering av samtalen.  Send notatet til din ansatt og be om innspill: «Er det noe som mangler av betydning for deg?». 

Sørg for å få en bekreftelse på at dere er enige om innholdet.   

Følg opp din ansatt med en invitasjon til ny samtale.

Tema du kan være interessert i

SamtalerPsykisk helse og jobb

Si din mening om innholdet

Undersøkelsen er anonym og blir brukt for å forbedre innholdet på denne siden. Det er kun 4 korte spørsmål. 

Oppdatert: