Vi bruker cookies

Vi bruker nødvendige cookies for at siden skal fungere. Godtar du alle, kan vi bruke anonymisert statistikk til å forbedre nettsiden. Uansett valg deler vi aldri dine data med andre.

Mer om informasjonskapsler på idebanken.no

Hopp til hovedinnhold
Idébanken
Guide

Hvordan ta samtaler med en sykmeldt ansatt?

Finn løsninger sammen

Ledere og ansatte er ofte usikre på samtaler ved sykefravær. Denne guiden gjør det enklere å

  • forberede, gjennomføre og følge opp en samtale 
  • finne gode spørsmål å stille i samtalen

Målet er å hjelpe din ansatt tilbake i jobb på en god måte.

Samtalene kan også gjøre det enklere å planlegge drift, og ta vare på øvrige ansatte.

Slik går du frem

1Forbered samtalen

Tidlig kontakt viser at du bryr deg, og at du vil finne løsninger.

Følg sykefraværsrutinen på din arbeidsplass. Der står det hvordan du og ansatte skal ha kontakt. (Ringe, sende sms eller lignende)

Vi anbefaler at du tidlig avklarer følgende spørsmål:

  • Hvordan har du det? 
  • Hva kan jeg gjøre for deg? 
  • Er sykefraværet arbeidsrelatert? 
  • Hvor lenge tror du sykefraværet vil vare? 

Fortell at du ønsker å ha en samtale, og at dette er en del av rutinen for oppfølging av sykefravær. 

Fortell at du vil sende en skriftlig invitasjon med mer informasjon. 

Invitasjonen til din ansatt bør inneholde:

  • tid og sted for samtalen. Helst et tilbaketrukket sted
  • lengde på samtalen. Vi anbefaler 45 min.
  • hensikten med samtalen
  • samtaleguiden
  • oppfordring om å tenke igjennom spørsmålene i samtaleguiden

Last ned

Eksempel på invitasjon.

Samtaleguiden er for deg som leder og din ansatt. Den inneholder spørsmål som hjelper dere til å 

  • få en felles forståelse for situasjonen  
  • utforske hva som gir mestring 
  • finne ut hvordan dere kan tilpasse arbeidshverdagen 
  • planlegge videre dialog og oppfølging

Last ned

Samtaleguide (pdf)

2Gjennomfør samtalen

Sørg for at du ikke har møter tett på denne samtalen. Last ned og skriv ut samtaleguiden til deg selv og din ansatt.

Tips til samtalen

  • Skru av lyd og varslinger på telefonen 
  • La din ansatt legge frem sine tanker 
  • La din ansatt foreslå løsninger
  • Vær forberedt på å møte normale reaksjoner på en vanskelig situasjon, f.eks. stillhet, gråt eller andre følelsesuttrykk.
  • Noter underveis

Om situasjonen 

  • Hvordan har du det? Fortell hvordan du opplever situasjonen nå 
  • Ut ifra det, hvor lenge tror du fraværet vil vare? 
  • Hvordan var arbeidssituasjonen før du ble sykmeldt?  

Mestring 

  • Hva opplever du at du mestrer godt på jobb? 
  • Hva gir deg motivasjon og energi i arbeidshverdagen? 

Tilpassing 

  • Hvordan kan vi tilpasse arbeidshverdagen slik at du får brukt det du er god på? 
  • Er det oppgaver eller situasjoner på jobb du er usikker på? 
  • Er det begrensninger vi bør ta hensyn til? 
  • Har du erfaringer med å komme tilbake etter en utfordring fra før? Hva hjalp deg da? 

Oppfølging 

  • Hva kan være et godt første steg nå? Hva skal til for at du kan være litt mer på jobb? 
  • Hva trenger du fra meg som leder? Hvordan kan jeg best mulig støtte deg nå? 
  • Hvordan skal vi følge opp og ha dialog videre? 
  • Hva kan vi si til kollegene, og hvem av oss skal dele det? 

Oppsummering 

  • Hva er vi enige om? 
  • Hvordan var denne samtalen for deg? 
  • Når skal vi ha neste samtale?  

Last ned

Samtaleguide (pdf)

  • Samtaleguide med spørsmål - dobbeltsidig A4.pdf

    251kb

    Last ned

3Følg opp samtalen

Sett av tid i etterkant av samtalen til å dokumentere og følge opp samtalen

Skriv ned det dere ble enige om i samtalen. 

Send referatet til din ansatt, og be om innspill. Spør “Er det noe som mangler av betydning for deg?”.

Sørg for å få en bekreftelse fra den ansatte på at dere er enige om innholdet.

Vi har laget en mal for referat. Denne teksten kan du bruke som et utgangspunkt for ditt eget referat. 

Last ned

Eksempel på et enkelt referat etter samtale

Legg inn det dere har blitt enige om i oppfølgingsplanen på nav.no, eller i deres eget personalsystem dersom dette er koblet opp til nav.no.

Husk at situasjonen kan endre seg. Det er derfor viktig med jevnlig oppfølging, og eventuell justering av oppfølgingsplanen.

Husk at den jevnlige praten ikke erstatter de formelle samtalene. Lag konkrete avtaler, det skaper forutsigbarhet og trygghet. 

Vi anbefaler at dere fortsetter med oppfølgingssamtaler også etter sykefravær 

  • for å sikre at overgangen tilbake i jobb går bra. 
  • for å forebygge nye fravær eller tilbakefall. 

 

Husk

Oppfølging av ansatte er et kontinuerlig arbeid. Ved behov for flere samtaler følger du den samme fremgangsmåten om igjen.

Ofte stilte spørsmål

  • sørge for sykefraværsrutiner som alle ansatte kjenner til
  • forebygge at sykefravær oppstår. 
  • ta initiativ til tidlig dialog ved sykmelding.
  • utarbeide en oppfølgingsplan med den ansatte senest etter fire uker 
  • tilrettelegge arbeidet både forebyggende og under sykefravær, uten at det gir urimelig belastning for andre ansatte
  • dokumentere all oppfølging, inkludert møter, samtaler og tiltak. 
  • gi beskjed om fravær så tidlig som mulig, i tråd med sykefraværsrutinen på din arbeidsplass.
  • gi nødvendig informasjon om hva du kan gjøre til tross for plagene. Du trenger ikke å oppgi informasjon om diagnose.
  • bidra til at din leder kan tilrettelegge så godt så mulig. 
  • komme frem til og prøve ut tiltak som kan hjelpe deg tilbake i arbeid.
  • bidra til å lage oppfølgingsplan sammen med din leder

De fleste samtaler ved sykefravær går bra. Men av og til kan det bli vanskelig å få til en samtale eller finne løsninger. Her får du råd om hvordan du kan gå frem.

Sykefraværsrutinen deres forteller hvordan sykefravær blir fulgt opp. Du har ansvar for at alle ansatte kjenner til rutinen. Da vet de ansatte at de har medvirkningsplikt, og hva som er hensikten med rutinen. 

Likevel kan det være grunner til at din ansatt ikke møter til samtale. Husk at sykdom kan gjøre det vanskelig å møte. 

Selv om din ansatt ikke møter, må du følge opp videre. Vær fleksibel, men tydelig på at dialog er nødvendig. 

  • Avklar om det er medisinske grunner til at ansatt ikke møter. 
  • Hvis ikke: spør hva som er grunnen til manglende oppmøte. 
  • Tilby alternativ kontakt, for eksempel via telefon, e-post eller digitale møter. 
  • Foreslå kortere, men hyppig kontakt. 
  • Tilby den ansatte å ta med seg en tillitsperson i samtaler. 
  • Dokumenter alle forsøk på kontakt og dialog. 

Dersom den ansatte ikke medvirker over tid bør du kontakte Nav. De kan kalle inn til møte selv om den sykmeldte ikke ønsker dette. 

Dersom mangel på medvirkning gjør det umulig å tilrettelegge eller vurdere arbeidsevne, kan det bli spørsmål om stans i sykepenger. Da må alle forsøk på kontakt og dialog være dokumentert.

Ved langvarig eller gjentatt fravær kan det bli tydelig at helsen ikke passer med jobben. 

Det kan være vanskelig for den ansatte å innse dette. Tidlig og tett dialog kan derimot hjelpe den ansatte til å se sin situasjon i et nytt lys. 

  • Følg med på fraværsmønstre, og kom i dialog tidlig. 
  • Snakk åpent og konkret: “Jeg ser du har hatt flere sykmeldinger. Hvordan opplever du situasjonen selv?” 
  • Undersøk muligheter for tilrettelegging, men vær tydelig på begrensningene.
  • Gå igjennom arbeidsoppgaver, arbeidstid, tempo, hjelpemidler, fysisk/psykososial tilrettelegging. Vær tydelig på hva som er mulig og rimelig, og hva som ikke lar seg gjøre. 
  • Dokumenter fraværet og hva dere har forsøkt. Ved behov, ta flere samtaler.
  • Utforsk løsninger i virksomheten eller via Nav. Målet er bærekraftig arbeid – i samme jobb, en ny rolle eller gjennom Nav-tiltak. 
  • Søk om tilskudd til ekspertbistand fra Nav. En nøytral, ekstern ekspert med kompetanse på arbeidsmiljø og sykefravær kartlegger situasjonen og foreslår tiltak for å få den ansatte tilbake til arbeid, eller bistå med alternativt arbeid.

 

Av og til er det vanskelig å bli enige om tilrettelegging. Gå derfor noen ekstra runder på å undersøke hva som er mulig å få til, og hva som ikke lar seg gjøre. Husk å dokumentere dialogen underveis, selv det dere ikke blir enige om. 

  • Anerkjenn den ansattes opplevelse og behov, selv om du ikke kan si ja til alt. 
  • Vær nysgjerrig og utforsk hva som er mulig å få til. 
  • Be den ansatte beskrive hvorfor noe ikke lar seg gjøre. 
  • Prøv å finne minst ett tiltak dere er enige om. 
  • Lag et felles referat med hvilke forslag dere har vurdert og hvorfor noen ble avvist – med begrunnelse. 

Få støtte og hjelp fra andre: 

  • Bedriftshelsetjenesten (BHT) kan bidra med en faglig vurdering av helsemessige behov og realistiske tiltak. 
  • Den ansatte kan rådføre seg med verneombud eller tillitsvalgt. 
  • Kontakt Nav dersom arbeidstaker ikke aksepterer tilrettelegging som er mulig å gjennomføre og forsvarlig. De kan vurdere situasjonen sammen med deg.  
  • Kontakt sykmeldende lege, enten gjennom den ansatte, eller per telefon eller e-post. Du kan også sende tilretteleggingslisten sammen med kort informasjon om arbeidsplassen. 

Merk at hensikten er å undersøke tilretteleggingsmuligheter for den ansatte. Du kan ikke be om helseopplysninger. 

Husk at det mest ryddig og tillitsskapende er at kontakt med lege skjer via den sykmeldte og med samtykke. 

Tema du kan være interessert i

SamtalerPsykisk helse og jobb
  • Sykefraværssamtalen (2004) Anneline Teigen
  • Sykemeldtes forventninger som prediktor for retur til jobb (2024), Irene Øyeflaten, Vigdis Sveinsdottir, Martin Skagseth & Tonje Fyhn
  • Lederens 10 nøkler for god håndtering av sykmeldte (2025), Hans Christoffer Aargaard Terjesen
  • Kommunikasjon med pasienter, Bård Fossli Jensen, Trond A. Mjaaland (2020)
  • Den profesjonelle samtalen (2020), Asbjørn Rachlew, Geir-Egil Løken, Svein Tore Bergestuen 
  • Ikkevoldskommunikasjon (2022), Marshall B. Rosenberg

Si din mening om innholdet

Undersøkelsen er anonym og blir brukt for å forbedre innholdet på denne siden. Det er kun 4 korte spørsmål. 

Oppdatert: